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1. tenha e demostre interesse pelas pessoas, criando um ambiente propício à boa comunicação e ao diálogo franco e aberto.
2. comunique-se pensando não apenas em passar algo prá frente.
3. lembre-se que a boa comunicação é responsabilidade de todos.
4. assegure-se de que foi bem compreendido sempre que passar uma informação ou transferir um recado.
5. procure ter certeza que entendeu, sempre que receber informações ou instruções – ouça com cuidado.
6. classifique e verifique: quando estiver comunicando, verifique se está sendo claro e objetivo e ainda, se foi bem compreendido.
7. classifique e verifique:
* perguntando: não se acanhe, pois a única pergunta estúpida deste mundo é aquela que não foi feita.
* repetindo: repita para eliminar enganos, obter mensagens claras, pedidos bem anotados e esclarecer instruções.
* testando a transferência: peça para o ouvinte para repetir o que você disse
8. olhe diretamente para a pessoa com quem você fala
9. não interrompa, não seja ouvinte “boca aberta”.
Desta forma, você terá maiores condições de garantir na comunicação:
* a clareza: seja preciso, utilizando palavras claras, objetivas, dirigidas à pessoa certa, com menor risco de mal-entendidos.
* a coerência: comunique o que estiver relacionado com os objetivos do trabalho da sua área e em consequência, o da empresa como um todo.
* a utilidade: diga a finalidade de comunicação; é bom que a pessoa saiba para que sua ação, desencadeada pela comunicação, vai servir.
* a adequação: comunique no momento oportuno, evitando prazos espremidos, “em cima da hora”, “prá ontem” .
* a compreensão: verifique se o outro entendeu exatamente o que você quis dizer.
* a rapidez: verifique se estão sendo tomadas as providências necessárias, seja na realização do trabalho, seja na implantação de novos métodos, evitando que assuntos importantes fiquem engavetados.
Quando, porém, você tiver um problema ou dificuldade, observe algumas etapas de solução:
1. Obtenha os fatos: Dialogue, converse com as pessoas interessadas e colha fatos, separando-os de sentimentos e opiniões.
2. Pondere e decida: Analise e agrupe os fatos, relacionando-os entre si. Levante várias medidas possíveis e escolha a melhor alternativa.
3. Tome providências: Aja oportunamente, verificando:
* você vai resolver este assunto por si mesmo ?
* precisará de alguma ajuda ?
* Escolha a oportunidade certa para agir.
4. Verifique resultados: Acompanhe os resultados da sua ação, determinando antecipadamente quando deve ser iniciada a verificação. Observe alterações nos comportamentos e nas relações entre as pessoas.
CONCLUSÃO
Se você colocar em prática todos estes pontos que não foram discutidos sobre comunicação, seja junto aos seus colaboradores, superiores ou pares, tenha certeza de que os resultados serão anotados no seu trabalho e no trabalho da área pela qual você é responsável, como diminuição de erros, trabalhos refeitos, aumento de satisfação, interesse e produtividade.
